L’efficacité de notre équipe administrative repose sur la diversité des méthodes de travail. Chaque membre apporte sa propre perspective, enrichissant notre vision commune et nos objectifs partagés

Nous vous invitons à les découvrir à travers ces interviews croisées.

Aujourd’hui Clara, alternante au pôle administratif, et Alexandre, responsable administratif et financier.

Comment voyez-vous votre rôle dans une entreprise qui gère de grands projets de construction ? Quels sont les points de vigilance ?

Alexandre – responsable administratif et financier 

Selon moi, le rôle administratif est central et ingrat. Actuellement, on est sur des projets où les sommes engagées sont de plus en plus conséquentes, il faut donc anticiper. Il y a aussi beaucoup de contrats administratifs, contrats de sous-traitance et autres. Documents officiels, attestions de vigilance … Il faut envoyer les bons documents, faire attention à ce qu’on envoie et pourquoi.

Clara – alternance au pôle administratif

Notre rôle est primordial. Pourtant, il n’est pas pris au sérieux, souvent « c’est celui qui fait les papiers » donc il ne sert pas à grand-chose. Puis le rôle d’RH c’est un peu le casse pied de service, donc c’est un peu compliqué. Mais notre métier est hyper important pour que les projets se passent bien et que tout soit coordonné. Puisque si ça ne se passe pas bien administrativement, ça ne se passera pas bien sur le terrain. L’administratif est un élément de précision sur l’avancement d’un projet, ce qui permet aux conducteurs de travaux et aux entreprises intervenantes de savoir où ils en sont, d’un point de vue réglementaire et financier.

Les points de vigilance sont principalement les retards de paiement et les entreprises qui ont du mal avec la technologie. De notre côté, tout est géré par l’extranet, nous devons donc vérifier les documents déposés au fur et à mesure.

Dans un contexte économique tendu, quels sont les indicateurs / gardes fou ?

Alexandre – responsable administratif et financier 

Les retards de paiement et les difficultés à s’engager sur des contrats. On commence à l’observer, on se bat contre les retards de paiement. C’est du 100%, quand on commence à avoir un retard, on sait que ça continuera.

Clara – alternance au pôle administratif

Faire attention à la réputation et solvabilité des entreprises avec lesquelles on travaille pour éviter les retards de paiement systématiques.

L’importance pour l’un de transmettre et pour l’autre de se former en entreprise ?

Alexandre – responsable administratif et financier 

J’essaie d’être dans la transmission, de la manière la plus ouverte possible. L’idée n’est pas d’imposer ma façon de travailler et de voir les choses. Plutôt d’apporter une façon de réfléchir à comment travailler et mettre en place les process. A part dans certains cas, l’idée est qu’elle a un œil un peu neuf, et il ne faut pas casser ce regard. Le mieux est de laisser la possibilité de s’exprimer mais dans un certain cadre. C’est important de transmettre pour progresser.

Clara – alternance au pôle administratif

Cela nous permet d’allier théorie et pratique. Ce que l’on apprend aujourd’hui, à la fac pour ma part, c’est beaucoup de théorie, mais finalement sur le terrain c’est totalement différent. C’est très enrichissant également pour développer des compétences personnelles et professionnelles. À titre personnel, cela apporte des compétences, un enrichissement important et la création d’un réseau. On intègre les codes d’entreprise et c’est très important.

Qu’avez-vous mis en place pour la gestion de l’ensemble de vos missions à deux ?

Alexandre – responsable administratif et financier 

On a dressé une liste des taches récurrentes et on les a reparties. Moi je m’occupe plus de la partie financière et Clara de l’administratif et des RH, comme elle aime bien. Rechercher des formations, les échanges sur les sujets sociaux. Après ce qui est au coup par coup, c’est en fonction de notre temps. Je dispatche entre nous. Effectivement, elle m’aide beaucoup, en terme de temps je n’aurais pas la possibilité de tout gérer seul.

Clara – alternance au pôle administratif

Ça a été un peu compliqué au début. Puisque je ne connais pas du tout le monde du bâtiment, donc forcément je ne connais pas les codes. C’était d’abord un investissement personnel de ma part. Puis après, en terme d’organisation on a essayé un planning partagé qui n’a pas fonctionné dans le temps. Maintenant Alexandre me donne les missions au fil de l’eau et je lui dis où j’en suis de mon côté. Je pense qu’on a trouvé le rythme.

J’apporte également des idées. Je fais aussi toutes les petites tâches pour lesquelles il n’a pas le temps, je sers aussi à ça. Cela lui enlève une charge de travail de base assez conséquente. Je créé de nouvelles choses dans l’entreprise pour qu’on puisse tous s’épanouir professionnellement et personnellement dans son travail.

Travailler en duo : quels avantages ? quels inconvénients ?

Alexandre – responsable administratif et financier 

Les avantages ? En duo, trio ou en équipe, je trouve ça mieux. On fait plus de choses, on a un meilleur échange, une meilleure progression. Cela permet également de se remettre en question, de partager les idées et prendre celles qui nous conviennent.

L’inconvénient, c’est qu’il faut avoir une bonne communication, c’est là où il peut y avoir des loupés. C’est le plus compliqué dans le travail d’équipe.

Clara – alternance au pôle administratif

Les avantages ? C’est d’être formée et d’avoir un suivi permanent : dans mon cas j’ai commencé dans son bureau donc c’était bien plus simple pour avoir un suivi de mes missions, être aiguillée, poser des questions quand je n’avais pas les solutions. Et c’est important d’être à deux justement pour avoir ce soutien émotionnel puisque quand on est devant une tâche difficile, on a tendance à s’énerver et finalement on ne résoud rien. Alors qu’à deux on peut trouver des solutions et avancer.

Il y a toujours des inconvénients, on n’a pas forcément le même avis, on est parfois bridé par les convictions de l’autre et cela a ses limites. Mais c’est bien plus intéressant d’être à deux.